Ip telefoni så fungerar framtidens samtal redan idag

Ip-telefoni har på kort tid förändrat hur både företag och privatpersoner ser på sin kommunikation. I stället för att kopplas genom det gamla kopparnätet går samtalen via internet. Kostnaderna sjunker, flexibiliteten ökar och möjligheterna att bygga smarta tjänster runt varje nummer blir betydligt större. För många handlar det inte längre om att byta telefonilösning utan om att göra kommunikationen lika flexibel som resten av det digitala arbetslivet.

När det gamla telefonnätet stängs ner i allt fler områden ställs många inför ett val: fortsätta med traditionell telefoni via mobilnätet, eller ta steget fullt ut till Ip telefoni. För den som vill kombinera trygghet, låg kostnad och smarta funktioner blir valet ofta ganska enkelt.

Vad är ip telefoni och varför spelar det roll?

Ip-telefoni innebär att samtal skickas som datapaket över internet i stället för via det analoga telefonnätet. Man använder samma typ av uppkoppling som för surf, e-post och annan digital kommunikation. Det kan handla om fiber, bredband via kabel-tv eller mobilt bredband.

En kort och praktisk definition är:

Ip-telefoni är telefoni där rösten omvandlas till digitala datapaket som skickas via internet, vilket gör det möjligt att ringa och ta emot samtal med vanliga telefonnummer men med lägre kostnader och fler funktioner än traditionell fast telefoni.

Varför spelar det här någon roll i vardagen?

– Man kan behålla sitt gamla nummer men koppla det till en helt ny lösning.
– Man slipper vara bunden till en fysisk adress eller ett specifikt uttag.
– Man kan kombinera fasta nummer, mobilnummer och olika enheter i samma system.

För många företag blir ip-baserad telefoni en naturlig del av deras övriga it-miljö, ungefär som en extra tjänst på samma nätverk. För privatpersoner handlar det ofta om att ersätta den gamla hemtelefonen med något som är billigare, mer flexibelt och lättare att anpassa efter livet man faktiskt lever idag.

Funktioner som gör vardagen enklare

En av de stora styrkorna med ip-baserad telefoni är hur enkelt det är att lägga till tjänster runt själva numret. Tidigare har sådant som växlar och avancerade tjänster varit dyra speciallösningar. Nu går samma typ av funktioner att använda via webben, ofta på några minuter.

Några exempel på funktioner som brukar göra tydlig skillnad:

Telefonväxel i molnet
En ip-baserad växel gör att företag kan styra sina samtal utan dyr hårdvara. Samtal kan styras efter öppettider, ringa i turordning till flera personer eller kopplas till olika avdelningar. När någon slutar eller börjar lägger man bara till eller tar bort användare i ett webbgränssnitt.

Ringgrupper och vidarekoppling
Ringgrupper gör att flera telefoner ringer samtidigt när ett nummer får ett samtal. Det minskar risken att kunder får upptaget eller hamnar i långa köer. Via vidarekoppling kan samtal snabbt flyttas till kollegor, mobiltelefoner eller externa nummer vid behov.

Extra telefon i telefonen med softphone
En softphone är en app eller ett program som gör datorn eller mobilen till en extra telefon. Med ett sip-konto och en softphone i mobilen kan en person ha en tydlig uppdelning mellan privat och jobb utan att bära runt på två enheter. Med ett mobilt nummer kopplat till tjänsten går det ofta att både ringa, ta emot samtal och använda sms.

Temporära och parkerade nummer
För tillfälliga projekt, kampanjer, annonsnummer eller semestertider kan ett tillfälligt nummer vara en smart lösning. Ett parkerat nummer kan vila tills man behöver det igen, utan att man tappar äganderätten. Det ger flexibilitet för både företag och privatpersoner som inte vill släppa ifrån sig attraktiva nummer.

Samtalsinspelning och filter
Många verksamheter behöver kunna lyssna på tidigare samtal för kvalitetssäkring eller dokumentation. Ip-baserade lösningar gör det möjligt att spela in samtal på ett strukturerat sätt. Samtalsfilter eller call block hjälper samtidigt till att stoppa oönskade nummer och minska störande telefonsamtal i vardagen.

Så kombineras ip-telefoni med mobil vardag

Ett vanligt missförstånd är att ip-telefoni bara handlar om fast telefoni via internet. I praktiken handlar det allt oftare om att kombinera mobiltelefoner, softphones och ip-baserade nummer till en sammanhållen lösning.

Tanken är enkel: i stället för att skilja på fast och mobil telefoni ser man allt som delar av samma system. Exempelvis kan:

– anställdas egna mobiler kopplas in i företagets växel
– inkommande samtal styras till rätt person oavsett var den befinner sig
– hemnummer, företagsnummer och projektlinjer hanteras från samma plattform

För den som driver exempelvis webbshop, litet företag eller konsultverksamhet kan det vara avgörande att uppfattas som tillgänglig utan att vara uppkopplad hela tiden. Med smart styrning av samtal, tydliga öppettider och enkla sätt att skilja på privat och jobb blir ip-baserad telefoni ett stöd i stället för ett störningsmoment.

Även privatpersoner kan dra nytta av samma teknik. Ett extra nummer för barnens aktiviteter, ett separat nummer till fritidshuset, eller ett särskilt nummer för annonser och försäljning gör vardagen mer strukturerad. När numret inte längre behövs kan det sägas upp eller parkeras, utan att man behöver bygga om hela sin lösning.

Hur väljer man rätt leverantör av ip-telefoni?

När så många alternativ finns på marknaden blir nästa fråga hur man väljer. Några punkter brukar vara extra viktiga att titta närmare på:

– Transparens i prislista tydliga samtalspriser, inga dolda avgifter och frihet från långa bindningstider.
– Möjlighet att porta in befintliga nummer särskilt viktigt för företag och verksamheter som byggt varumärke kring sina nummer.
– Utbud av svenska och internationella nummer bra för den som har kunder både i Sverige och utomlands.
– Enkel administration online helst ska man kunna beställa, styra och ändra sina tjänster direkt via webben.
– Stöd för både företag och privatpersoner många vill ha samma typ av lösning både på jobbet och hemma.

En leverantör som kombinerar ip-baserad telefoni med smarta tilläggstjänster, tydliga nummerlösningar och flexibla villkor gör det enklare att komma igång och växa över tid. Ett exempel på en sådan aktör på den svenska marknaden är viaweb, som erbjuder ip-baserade nummer, växlar, ringgrupper och sip-konton för både företag och privatpersoner. Genom att utgå från verkliga behov i vardagen, snarare än tekniska specifikationer, blir övergången från traditionell telefoni till modern ip-telefoni både smidigare och mer långsiktigt hållbar.